Die digitale Personalakte

Wir digitalisieren Ihre Bestandsakten und verwalten Änderungen und Neuzugänge. Informationen und Abrechnungsergebnisse aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden automatisch in die digitale Personalakte übernommen. Alle Personaldokumente stehen zentral für berechtigte Personen via Internet zur Verfügung. Ein wesentlicher Vorteil für Unternehmen mit dezentralen Strukturen und ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro.

Ordnung ist das halbe Leben

Unsere Dienstleitung umfasst...

Sichern

Ersteinscannen der Altbestände

Sortieren

Wir sortieren und ordnen Ihre Personalakten

Verwalten

Wir verwalten die Akten, fügen neue Dokumente hinzu oder löschen alte.

Das müssen Sie über uns wissen

Alle Dokumente der Personalakten stehen nach der Einscannung den zugriffsberechtigten Mitarbeitern des Kunden 24 Stunden / 7 Tage online zur Verfügung. Voraussetzung hierfür ist lediglich ein Internetzugang. Zusätzlich zu den klassischen Funktionen einer digitalen Personalakte haben die Kunden der OP&V die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern zu gestatten, sich ihre persönlichen Dokumente (Verdienstabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, DEÜV-Meldung) über das Internet selbst aufzurufen und auszudrucken. Bei unseren Kunden fallen keine hohen Anfangsinvestitionen an. Technisch ist nur der Internetzugang erforderlich.

Ihre Vorteile mit OP&V

  • im Wegfall der manuellen Verwaltung und körperlichen Aufbewahrung von Personalakten mit all den damit zusammenhängenden Aufwänden und Kosten
  • in der elektronischen Verfügbarkeit aller personalrelevanten Dokumente via Internet für alle Zugriffsberechtigten
  • in der Erhöhung des Services für die eigenen Mitarbeiter durch das Mitarbeiterportal

Die DiPa von OP&V im Arbeitsalltag!

Mit der Standard-Suche kann nach den indizierten Werten einer Akte, wie Personalnummer, Name, Vorname, etc., gesucht werden. Innerhalb einer Personalakte oder Registers können die Dokumente nach definierten Indizes oder nach dem gesamten Dokumenteninhalt (Volltext) gesucht werden. Die Suche mit Datum kann nach vorgegebenen Perioden, z.B. innerhalb der letzten 1 bis n Monate oder 1 bis n Jahre (definierte Filterfunktion), dem Datum selbst oder von Datum bis Datum, eingeschränkt werden.

Die Anzeige für Personalakten ist in mehrere Bereiche / Register unterteilt. Die Gesamtansicht kann entweder als Aktenbaumstruktur oder Register der aktiven Personalakte dargestellt werden. Mitarbeiterinformationen werden mit Foto angezeigt. Der Suchbereich für Index-und Volltextsuche ist mit einer Trefferliste und dem aktuellen Status versehen.

Der Zugriff auf Dokumente ist durch die Autorisierungskontrolle auf Akten-, Register-und/oder Dokumentenebene sichergestellt. Der temporäre Zugriff auf Akten und Dokumente ist möglich. Mehrstufige Berechtigungskonzepte werden abgebildet. Dabei werden folgende Stufen unterschieden:

  • Stufe 1: direkter Zugriff
  • Stufe 2: Gruppen
  • Stufe 3: Rollen

Jedem Mitarbeiter kann eine spezifische Rolle zugewiesen werden. Diese beschreibt seine Berechtigungen auf der Funktionsebene (z.B. lesen, schreiben, löschen) und auf welche Dokumenttypen oder Register der Zugriff innerhalb der 1. und 2. Stufe gewährt wird.

Mitarbeiter, die temporär Einsicht in eine Akte nehmen müssen / sollen, können über die temporären Zugänge zeitlich begrenzt und nur auf bestimmte Informationen zugreifen.
Der Zugriff kann selektiv für einzelne Akten, Register und Dokumente gesteuert werden.

Leistungsbeschreibung

Normal User haben lesenden Zugriff auf die für sie freigegeben Akten.

Power User haben vollumfänglichen Zugriff auf die für sie freigegebenen Akten. Sie können Akten anlegen, verwalten und löschen.

  • Ziel-Zustand definieren
  • Sichten der Akten
  • Zu archivierende Daten zusammenstellen (unter Berücksichtigung von: gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften, betrieblich notwendigen Unterlagen, wünschenswerten Unterlagen und überflüssigen Unterlagen)
  • Betriebsvereinbarungen treffen
  • Datenschutzrechtliche Grundlagen dokumentieren und einführen
  • Festlegung der Registerstruktur der Personalakten
  • Zuordnung der einzelnen Dokumente zu den Registern
  • Festlegung der Aufbewahrungszeiträume
  • Abholung der Akten
  • Bereinigung der Akten um Altdokumente
  • Entklammern der Unterlagen
  • Scannen und Archivieren der Unterlagen
  • Zwischenlagerung der Papierakten
  • Vernichtung der Papierakten
  • Rücktransport der Personalakten
  • Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung
  • Zugriffsberechtigte Mitarbeiter und Zugriffsrechte klären
  • Schulung
  • Erstellung Verfahrensanweisung

So funktioniert's

Via Browser und Internet nutzen Sie die praxisbewährte Standardsoftware essencio®inCursa-HR. Die OP&V bietet als Ihr bewährter und kompetenter Outsourcing-Partner nicht nur Software und Technik, sondern auch sämtliche Dienstleistungen im Umfeld einer digitalen Personalakte. Wie oben schon einmal erwähnt, stehen allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern die Dokumente der Personalakte rund um die Uhr und sieben Tage die Woche zur Verfügung. Die Voraussetzung hierfür ist lediglich ein Internetzugang.