Fullservice Personaladministration

Neben der Entgeltabrechnung gehören auch administrative Tätigkeiten zum Aufgabenfeld der Personalarbeit. Die Personaladministration umfasst dabei im Wesentlichen die Erstellung bzw. Bearbeitung aller Dokumente sowie die Bearbeitung aller relevanten Themen im Umfeld der Personalakte, die je nach Wunsch auch in Form einer digitalen Personalakte auftreten kann.

Zu diesen Dokumenten und Themen zählen der Arbeitsvertrag, Mutterschutz, Elternzeit, Abmahnungen, Zeugnisse, sowie viele weitere Aspekte, die vor Beginn der Beschäftigung, im Laufe eines Arbeitsverhältnisses und nach dessen Beendigung anfallen. Die Personaladministration deckt somit alle relevanten, organisatorischen Vorgänge gemäß Ihren individuellen Anforderungen ab.

Ablauf der Personaladministration

Wir übernehmen für Sie alle administrativen Aufgaben, die Ihr Personal betreffen. Die Erstellung und Verwaltung aller betroffenen Dokumente erfolgt auf Basis vorab definierter, mit Ihnen abgestimmter Vorlagen. Zur Erstellung des entsprechenden Dokuments, benötigen wir somit lediglich noch die individuellen, mitarbeiterbezogenen Daten. Für einen gültigen Arbeitsvertrag beispielsweise benötigen wir die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, Adressdaten, Arbeitsumfang und das künftige Aufgabengebiet. Auch dynamische Veränderungen wie beispielsweise Gehaltsanpassungen oder Änderungen der Arbeitszeiten werden in Absprache mit Ihnen in den betroffenen Dokumenten angepasst. Wir garantieren Ihnen somit einen reibungslosen Ablauf, ohne dass Sie sich um die Pflege und Verwaltung Ihrer Dokumente kümmern müssen.

Der Leistungsumfang unserer Personaladministration

  • Anlegen der Personalakte
  • Führen der Akte nach gesetzlichen Vorgaben
  • Abschluss der Akte bei Austritt
  • Erstellen des Arbeitsvertrages in zweifacher Ausfertigung
  • Bei ausländischen Arbeitnehmern: Unterstützung des Arbeitnehmers beim Einholen der Aufenthaltserlaubnis und ggf. Beantragem der Arbeitserlaubnis beim Arbeitsamt
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Anlegen der Personalakte und Ablage aller Unterlagen zum Vorgang
  • Erstellen folgender Unterlagen jeweils in zweifacher Ausfertigung
  • Kündigungsbestätigung bei Kündigung durch den Mitarbeiter
  • Kündigungs- und Informationsschreiben zur Kündigung bei Kündigung durch den Arbeitgeber
  • Aufhebungsvertrag und Informationsschreiben zur Auflösung des Beschäftigungsverhältnisses bei einvernehmlicher / betriebsbedingter Aufhebung
  • Versand der Unterlagen an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Einholen eines Zeugnisbogens über den Personalverantwortlichen
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Erstellen des Arbeitszeugnisses und Versand an den Personalverantwortlichen zur
  • Unterschrift und Aushändigung an den Mitarbeiter am letzten Arbeitstag
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Erstellen des Übernahmevertrages in zweifacher Ausfertigung
  • Übermittlung des Übernahmevertrages an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage alle Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Erstellen des Versetzungschreibens in zweifacher Ausfertigung
  • Versand des Versetzungsschreibens an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Einholen eines Zeugnisbogens über den Personalverantwortlichen
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Erstellen des Schreibens wegen Lohn-/Gehaltsänderung in zweifacher Ausfertigung
  • Versand der Unterlagen an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Erstellen der Vereinbarung über die neue Arbeitszeit in zweifacher Ausfertigung
  • Versand der Unterlagen an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Erstellen des Vertrages zur Teilzeitbschäftigung während der Elternzeit
  • Versand des Vertrages an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Berechnung von voraussichtlichem Beginn / Ende der Schutzfrist, Erstellen der Meldung
  • nach §§ 5 (1) und 19 (1) MuSchuG in zweifacher Ausfertigung
  • Versand der Originalmeldung an das zuständige Gewerbeaufsichtsamt
  • Erstellen eines Informationsschreibens zum Mutterschutz in zweifacher Ausfertigung
  • Versand des Schreibens an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an die werdende Mutter
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Bei Antrag auf Elternzeit Festlegung von Beginn und voraussichtlichem Ende sowie
  • Erstellen eines Informationsschreibens zur Elternzeit in zweifacher Ausfertigung
  • Versand des Schreibens an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mutter bzw. Vater
  • Festlegung des (Rest-) Urlaubsanspruchs
  • Einholen eines Zeugnisbogens über den Personalverantwortlichen
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
  • Beantragen der Eintragung eines Berufsausbildungsverhältnisses bei der IHK
  • Erstellen des Berufsausbildungsvertrages
  • Erstellen des IHK-Ausbildungsvertrages inklusive der sachlichen und zeitlichen Gliederung
  • Versand der Unterlagen an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an die IHK und den Auszubildenden
  • Bei Jugendlichen (Eintritt unter 18 Jahren): Anfordern und Überwachen der Jugendarbeitsschutzuntersuchung inklusive Nachuntersuchungen
  • Bearbeitung des Schriftverkehrs wegen Anmeldung Bei der Berufsschule Zur Zwischen- und Abschlussprüfung bei der IHK
  • Bei Einberufung zum Grundwehr-/Zivildienst bearbeitung des Schriftverkehrs wegen Rückstellungsantrag
  • Bei Einberufung zum Grundwehr-/Zivildienst schriftliche Verständigung von IHK und Berufsschule bei Ablehnung des Zurückstellungsantrages
  • Beantragen von Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildungszeit bei der IHK und schriftliche Verständigung der Berufsschule
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen in der Personalakte
  • Zum Ende der Ausbildung Erstellung eines Übernahmevertrages oder Behandlung wie bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Erstellen eines Informationsschreibens bezüglich der Auswirkungen auf das Beschäftigungsverhältnis in zweifacher Ausfertigung
  • Versand des Schreibens an den Personalverantwortlichen zur Unterschrift und Weiterleitung an den Mitarbeiter
  • Festlegung des (Rest-) Urlaubsanspruchs
  • Einholen eines Zeugnisbogens über den Personalverantwortlichen
  • Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
  • Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte

Auf Wunsch erfolgt durch OP&V der Postversand mitarbeiterbezogener Auswertungen direkt an den Arbeitnehmer. Für den Versand des Gesamt – Auswertungspaketes an den Arbeitgeber stehen verschiedene Versandarten der Gruppen Post – Brief, Post – Einschreiben und Paket sowie Transportunternehmen zur Verfügung. Der Versand kann auf Wunsch an eine abweichende Versandadresse erfolgen. Jedes einzelne Versandstück entspricht bei den Punkten Adressierung, Empfangsberechtigten, Versiegelung und Verpackung den erforderlichen Versand-, Diskretions- und Sicherheitsanforderungen.

 

Für Arbeitnehmer-Exemplare steht auch der (passwortgeschützte) Email-Versand an die private /betriebliche Email-Adresse des Arbeitnehmers zur Verfügung!

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