Management: So wird die einschläfernde „Laber-Runde“ zum effektiven Meeting

Meetings und Besprechungen sind essenziell für gute Arbeit und vor Allem für gute Zusammenarbeit. Da sie sehr bedeutend und Fundamentlegend sind, werden sie nahezu auch in jedem Unternehmen als Methodik genutzt.

Sie gelten als Kreativitäts-Arenen, Denkschmieden und Ort für ein Brainstorming. Doch gute und besonders zielführende Meetings müssen gut vorbereitet, geplant und schlussendlich auch durchgeführt sein, sonst werden sie leider auch schnell zur Schlafstätte, Langweiler-Tummelplatz oder einfach nur zu verschwendeter Zeit.

Dabei verbringt man so viel Zeit in Meetings, die eigentlich gewinnbringend genutzt werden sollten. Statistisch gesehen verbringt man sogar 19 Stunden pro Woche in Meetings. Und wenn man sich an Regeln und Tipps hält, kann man diese Zeit auch leicht effektiver gestalten.

Derzeit besteht ein Meeting bei den Meisten jedoch aus folgendem: Umfragen zufolge benutzen 41% der Teilnehmer während eines Meetings das Smartphone um private Korrespondenzen zu erledigen, weitere 29% checken in der Zeit Nachrichten auf Facebook und/oder Twitter, 27% spielen Spiele, 23% informieren sich auf Newsletter-Seiten, 15% erkundigen sich über neuste Sportergebnisse und 6% betreiben während der Besprechung Online-Shopping.

So sollte ein inspirierendes und zielführendes Meeting jedoch nicht aussehen.

Bevor das Meeting beginnt sollten Sie sich überlegen, wer überhaupt teilnehmen soll. Sie sollten sich die Frage stellen. „Ist wirklich jeder von Notwendigkeit?“ Beschränken Sie sich wirklich nur auf die Leute, deren Meinung wichtig für den weiteren Verlauf ist. So vermeiden Sie nicht nur, dass die Besprechung unnötig in die Länge gezogen wird, sondern auch, dass Leute unbeteiligt und stillschweigend herum sitzen.

Mit einer der wichtigsten Punkte ist allerdings auch vorab eine Agenda an die Teilnehmer zu versenden, damit diese sich gut vorbereiten können. Einige Hardliner gehen auf kein Meeting ohne Agenda mit der Begründung: „Wenn sowieso keiner weiß, warum man sich trifft, dann kann man auch normal weiterarbeiten“.

Weiterhin ist es wichtig, dass es eine Person gibt, die das Meeting leitet. Sie fungiert als Ansprechpartner, Koordinator, Planer und sorgt dafür, dass alles richtig abläuft. Diese Person kann beispielsweise die Agenda vorstellen, die Redner koordinieren, zusehen dass jeder zu Wort kommt und niemand unterbrochen wird oder das Meeting wahlweise auch vorantreiben wenn es sich in die Länge zieht.

Es gibt viele gute Ideen, Meetings zu verbessern, diese müssen auch nicht immer hochkompliziert sein. Ein Beispiel: einfach die Stühle weglassen, durch das stehen haben Teilnehmer wenig Interesse die Sitzung unnötig lang zu ziehen und es können zeitsparend die wichtigsten Themen besprochen werden. Diskussionen verlaufen im Stehen übrigens oft dynamischer und die Teilnehmer diskutieren engagierter.

Setzen Sie in Meetings vor allem auf Pünktlichkeit. Sie müssen nicht gleich die Tür abschließen kurz nach Beginn des Termins aber durch ständige Kommunikation erfolgt irgendwann ein Umdenken an den resistent zu spät Erscheinenden und man kann pünktlich beginnen. Durch ein pünktliches Ende werden Folgetermine der Teilnehmer eingehalten und die Effizienz gesteigert. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten.

Vermeiden Sie PowerPoint. Sich von bewegten Monitorbildern berieseln lassen können Sie zu Hause vor dem Fernseher. Die Kreativität steigt mit Flipcharts, Whiteboards und Pinnwänden. Hierbei wird auch die Interaktivität gefördert und die Beiträge der Teilnehmer können direkt auf Flipcharts übertragen und durch andere Teilnehmer ergänzt werden.

Um zu vermeiden, dass nach dem Meeting schon niemand mehr weiß was anfangs besprochen wurde und zu was für einem Endergebnis es eigentlich gekommen war, wählen Sie zu Beginn des Meetings einen Schriftführer und beauftragen Sie diesen während des Meetings Notizen zu machen. Anschließend bitten Sie ihn oder sie darum die Notizen an alle Teilnehmer der Besprechung weiterzuleiten.

Da außerdem nicht alle Themen gut für „Frontal-Settings“ geeignet sind, probieren Sie bei Debatten, Abstimmungen, Meinungskundgaben oder Brainstorming doch einfach mal was anderes aus. Kreativitätstechniken sind für das Generieren von neuen Ideen das allerwichtigste. Zum Beispiel die Kopfstandtechnik, bei der die eigentliche Problemstellung umgekehrt, also auf den Kopf gestellt wird. Statt beispielsweise das neue System für den Kunden leicht bedienbar zu machen, soll es für ihn nun unmöglich zu bedienen sein. Die hierbei erarbeiteten Lösungen werden nach Abschluss der Ideenfindung wiederum auf den Kopf gestellt und können so bei der Lösung des ursprünglichen Problems helfen.

Die Produktivität eines Meetings kann schon durch mehrere kleine Änderungen zunehmen und so den Arbeitsalltag erleichtern. Die Teilnehmer sollten dabei auch beachten, dass das Meeting der gegenseitigen sozialen Pflege dient und somit den Zusammenhalt, das Verständnis und Vertrauen im Team stärken kann.

Wo Lösungs- und Zielorientierung, Produktivität, Beteiligung, Verständnis und Vertrauen gelebte Werte sind, laufen Meetings und Besprechungen am Ende meistens besser und für alle zufriedenstellend ab.