Personalmanagement: Modewort oder Zukunftsstrategie?

Zwischen „dynamischen Organisationen“, „agilen Transformationen“ und einem „zielgruppenorientierten Employer Branding“ wirkt modernes Personalmanagement fast wie ein leicht verständlicher und logischer Begriff. Schließlich muss ja jedes Unternehmen sein Personal verwalten und „managen“ und da das heute ja auch EDV-unterstützt funktioniert ist es ja auch modern.

Bei einem Blick hinter die Kulissen des Personalwesens der meisten Unternehmen fällt allerdings auf, dass Personal zwar verwaltet, aber längst nicht modern und strategisch gemanaged wird. Das liegt daran, dass Personalmanagement viel mehr ist als nur eine neue Worthülse für die altbekannten Aufgaben im Personalwesen.

Bei Betrachtung der als „Definition“ bezeichneten Erklärungen entsteht schnell der Eindruck, dass die Begriffe Personalmanagement und Personalwesen synonym verwendet werden können. Dies ist aber keineswegs der Fall. Der Grund hierfür fällt bei Betrachtung der Aufgaben und Zuständigkeiten, die im Personalbereich anfallen, schnell auf.

Die „klassische“ Personalabteilung beschäftigt sich mit Themen wie Abrechnung, Mitarbeiterakquiese, On- und Offboarding, Administration oder Personalentwicklung. Entscheidungen zum Personalbudget, zur Einbindung des Employer Branding in die Gesamtmarketingstrategie des Unternehmens, zu Ent- und Belohnung der Mitarbeiter und die kennzahlenbasierte Steuerung der Personalarbeit liegen nur in den seltensten Fällen im Verantwortungsbereich der Personalsachbearbeiter, teils nicht mal im Verantwortungsbereich der Personalleiter. Viele solcher Themen sind schlicht „Chefsache“. All diese Punkte sind allerdings unstrittige Personalthemen und sollten daher auch durch ein Personalmanagement abgedeckt sein.

Wenn eine Definition von „Personalwesen“ diese Aufgaben nun nicht einbezieht, liegt das nicht an einer fehlerhaften Definition, sondern an dem Unterschied zwischen Personalwesen und Personalmanagement. Die Aufgaben, die mehr bei der Unternehmensleitung (Personalleitung, Geschäftsführung, o.ä.) als bei den Personalsachbearbeitern liegen, können grob unter dem Oberbegriff Personalführung zusammengefasst werden. Die nicht leitungs- und entscheidungskompetenzbezogenen Aufgaben fallen unter den Oberbegriff der Personalverwaltung. Neben einer hierarchischen Einteilung kann zur besseren Ordnung auch noch eine Einteilung in verschiedene Aufgabenbereiche entsprechend einer Art Mitarbeiterlebenszyklus erfolgen. Dies bringt somit eine Aufteilung der Personalarbeit in zwei Zuständigkeits- und sieben Aufgabenbereiche (siehe obige Grafik).

Die Aufgabenbereiche

Bevor ein Mitarbeiter im Unternehmen angestellt wird, wird zunächst der Bedarf nach einer Arbeitskraft prognostiziert und identifiziert (Planung) um anschließend einen geeigneten Kandidaten zu finden (Beschaffung). Nach einer Einstellung und Einbindung ins Unternehmen (Einsatz) wird dieser Mitarbeiter betreut. Dies geschieht zum einen durch die Personalpolitik der Unternehmensleitung und die Personalverwaltung der Personalabteilung. Um Personal langfristig gewinnbringend einzusetzen muss dies weiterentwickelt (Entwicklung) und früher oder später auch bezahlt (Entlohnung) werden. Um die Effizienz dieses Prozesses sicherzustellen, ist eine Kostenkontrolle im Rahmen eines Personalcontrollings unerlässlich.

Die Trennung bzw. Zuordnung zu den Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereichen ist keinesfalls in Stein gemeißelt und universell festgelegt. Hier ist es letzten Endes immer auch eine Frage der Führungsphilosophie einer Unternehmensleitung wo welche Kompetenzen angesiedelt werden. Für die Bedeutung des Unterschiedes im Lichte des Personalmanagements sind diese unternehmensindividuellen Faktoren aber weniger relevant.

Es wird bis hierher also schon deutlich, dass die Begriffe Personalwesen, Personalführung, Personalverwaltung und Personalmanagement nicht Synonym verwendet werden können. Es bleibt somit noch zu klären, wie aus der Erledigung der personalverwaltenden und -führenden Aufgaben ein modernes Personalmanagement wird.

Das ist die Stelle, an der die Strategie und der Weitblick ins Spiel kommen. Modernes Personalmanagement ist strategisch. Das bedeutet, dass die einzelnen Teilaufgaben im Personalwesen bestmöglich verknüpft und abgestimmt auf die Gesamtunternehmensstrategie ausgeführt werden. Ein simples Beispiel hierfür ist die bereits erwähnte Einbindung des Employer Branding in die Marketingstrategie des Unternehmens. Würde IKEA in Stellenausschreibungen nicht das CI-typische „Du“ verwenden, würde eine signifikante Diskrepanz zwischen der bekannten CI und dem Employer Branding entstehen.

Im strategischen Personalmanagement spielen außer dem Blick über den Tellerrand der Personalabteilung auch die Schnittstellen innerhalb der Abteilung eine entscheidende Rolle. Genauere Analysen decken schnell Prozessschritte auf, in denen Arbeit umständlich oder doppelt erledigt wird, weil eine entsprechende Schnittstelle nicht modern ausgebaut ist.

  • Warum müssen bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters noch einmal alle persönlichen Daten eingetragen werden, wenn ein modernes Bewerbermanagement einen Datentransfer vom Bewerbungsformular in die Mitarbeiterstammdaten erlaubt?
  • Warum müssen für Probezeit- und Befristungsende noch Excel-Listen und Terminerinnerungen in Outlook gepflegt werden, wenn ein modernes Mitarbeitermanagement hier rechtzeitig und fristgerecht die Personalabteilung oder sogar auch die Fachvorgesetzten auf solche Termine und damit einhergehende Entscheidungen hinweist und den Entscheidungsprozess steuert?
  • Warum müssen Qualifikationsnachweise wie Ersthelfer-Scheine oder Brandschutzausbildungszertifikate umständlich und zugänglich archiviert und regelmäßig kontrolliert werden, wenn ein modernes Performancemanagement die Personalabteilung tagesaktuell über die vorhandenen und ablaufenden Qualifikationen informieren kann?

Es sind die vielen kleinen Stellen, an denen moderne Personalmanagementsysteme helfen, Prozesse zu verschlanken und an die Arbeitsumgebung von heute anzupassen. Diese neuen Wege und Ansätze minimieren Fehlerrisiken, halten repetitive Arbeitsschritte auf einem Minimum und schaffen so mehr Zeit für ganzheitliche Arbeitsansätze und mehr Nähe zu den Mitarbeitern. Genau das sind dann auch ein Teil der Ziele, die modernes Personalmanagement für ein jedes Unternehmen wichtig und in Zukunft unverzichtbar machen.

Die Würze im Begriff Personalmanagement liegt in der strategischen Verbindung aller Aufgaben im Personalbereich, vor allem der beiden Themenfelder Personalwesen und Personalführung, und deren Einbindung in die Gesamtunternehmensstrategie.