Mitarbeiterbefragungen: vertraulich gestalten? … oder Anonym?

Mitarbeiterbefragungen sind Instrumente der Geschäftsleitung die weit verbreitet sind. Diese werden im Regelfall „100% anonym“ durchgeführt, um in Bezug auf Datenschutz und Betriebsrat keine Probleme zu bekommen. Aber was bedeutet Anonymität eigentlich in diesem Fall?

Mitarbeiterbefragungen werden in den allermeisten Fällen entlang der Grundsätze von Freiwilligkeit und Anonymität durchgeführt. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter eingeladen werden, dies ist jedoch freiwillig und es besteht niemals Zwang sich zu beteiligen (es gibt im Gegensatz dazu verpflichtende Personalfragebögen). Zum anderen bedeutet dies auch, dass die abgegebenen Antworten anonym ausgewertet werden müssen und somit niemand erfährt, wer sich an der Befragung beteiligt hat.

Die Begrifflichkeit „Anonymität“ wird dabei häufig genutzt. Aber was ist „Anonymität“ in diesem Zusammenhang? Praxisgerecht wird zwischen den unterschiedlichen Situationen unterschieden, die wiederum in unterschiedlichen Phasen einer Mitarbeiterbefragung gegeben sind.

In der Erhebungsphase einer Mitarbeiterbefragung gibt es drei idealtypische Fälle:

1. Anonyme Erhebung:

Das Befragungsinstitut weiß 100% NICHTS über die befragten Personen.

Beispiele dafür sind:

  • zufällig verteilte Papierbefragungen
  • (keine gespeicherten IP Adressen)
  • Online-Befragungen mit zufällig verteilten Zugangscodes
  • Online-Befragungen mit einem allgemeinen Zugangslink

2. Anonymisierte Erhebung:

Bei einer anonymisierten Erhebung besteht Personenbezug, dieser ist aber über organisatorische Maßnahmen des Datenschutzes geschützt, sodass Rückschlüsse nur unter erheblich großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft möglich wäre.

Die Durchführung kann damit einer anonymen Erhebung gleichgesetzt werden. Als Beispiel kann dafür etwa eine klassische Online-Befragung per Emaileinladung gelten. Dabei werden meist zufallsgenerierte Zugangscodes verwendet. Es besteht zwar eine Verknüpfung zwischen Emailadresse, Online-Umfrage und abgegebenen Antworten aber diese Verknüpfung wird über technische Maßnahmen gemildert.

3. Vertrauliche Erhebung:

Die vertrauliche Erhebung wird oft im ersten Blick nicht bedacht, findet sich in der Praxis aber in zwei Arten:

  • Bei Mitarbeiterbefragungen werden Fragebögen mit Datensätzen aus der Personalabteilung verknüpft. Bezeichnet werden diese als vorkodierte Befragungen. Nicht mit der Identifizierung der Person sondern mit dem Ziel der Qualitätsverbesserung der Daten. Der Effekt daraus ist, dass die Erhebung nicht anonym und auch nicht anonymisiert ist. Die Vertraulichkeit und Professionalität des Institutes ist die einzige Garantie, diese in der Auswertung nachfolgend zu anonymisieren.
  • Eine andere Art findet Bsp. bei Interviews oder Arbeitsplatzbegehungen statt. Hier hat der Interviewer meist sehr genau Kenntnis über die Person. Die erhobenen Informationen werden aber vertraulich behandelt.

Die Anonymität in der Erhebung steht die Anonymität in der Auswertung gegenüber. Es geht bei der Anonymität nicht nur um den direkten Personenbezug, sondern auch darum, dass Merkmale der Personen nicht identifizierbar macht. Es gelten hier andere Kriterien und Maßnahmen.

  • Sparsame Datenerhebung: („privacy by default“): Fragebögen sollten auf ein zweckmäßiges Minimum reduziert werden, ebenso die personenbezogene Zusatzfragen.
  • Anonymisierung durch Aggregation: Die Auswertung von Befragungsdaten erfolgt stets aggregiert für die jeweilige Auswertungseinheit (bspw. Abteilungen bei Mitarbeiterbefragungen).
  • Mindestauswertungsgrenze (primäre Geheimhaltung): Die Auswertung erfolgt nur für Einheiten mit einer vorher definierten Mindestauswertungsgrenze (= Anzahl an korrekt ausgefüllten Fragebögen). Ergebnisse darunter werden nicht gesondert dargestellt. Diese müssen mit einer anderen Einheit verschmolzen werden oder fließen nur in das Gesamtergebnis ohne weitere Differenzierung ein (siehe sekundäre Geheimhaltung).
  • Vermeidung der Differenzbildung (sekundäre Geheimhaltung): Zusätzlich zu den ausgeblendeten bzw. nicht ausgewerteten Einheiten der primären Geheimhaltung werden auch jene Einheiten ausgeblendet bzw. nicht ausgewertet, die ausrechenbar oder herausrechenbar wären. Primäre und sekundäre Geheimhaltung gehen daher Hand in Hand und können nicht getrennt voneinander erfolgen.
  • Vermeidung von Kreuzauswertungen: Kreuzauswertungen sind zu vermeiden. Auch wenn Mindestauswertungsgrenzen auch in diesem Falle greifen würden. Die Vermeidung der Verschneidung unterschiedlicher Soziodemographika ist ein anonymitätssicheres Prinzip.

DSGVO – Betont werden muss, dass bei einer professioneller Durchführung, entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz, jegliche Befragung bei einer anonymen bzw. anonymisierten Auswertung Anonymität für die Befragten bietet.