6 Gründe für die Auslagerung der Entgeltabrechnung

Lange Zeit war die Auslagerung der Entgeltabrechnung nur für Konzerne und Global Player interessant. Doch gerade kleine und mittlere Betriebe können massiv vom hohen Automatisierungsgrad und der Expertise eines externen Dienstleisters profitieren.

1. Haftungssicherheit und Risikoauslagerung

Einer der wichtigsten Pluspunkte bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung ist die Verlagerung des eigenen unternehmerischen Risikos bei gleichzeitiger Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und Verordnungen. Die existierenden Regelungen sind komplex und bei Missachtung drohen empfindliche Strafzahlungen. Spezialisierte HR-Dienstleister garantieren die Einhaltung der aktuellen Bestimmungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und berücksichtigen alle relevanten Steuer- und Arbeitsvorschriften, Regelungen zu Tarifverträgen sowie individuelle Betriebsvereinbarungen. Änderungen in der Gesetzgebung werden automatisch eingepflegt.

2. Mehr Zeit für das Kerngeschäft

In vielen kleinen Unternehmen wird die Abwicklung der Entgeltabrechnung oft von einem Mitarbeiter nebenbei oder durch den Chef selbst erledigt. Überwiegend handelt es sich hier um keinen voll ausgebildeten Entgeltabrechner. Statt sich mit aufwendigen administrativen Routinetätigkeiten herumzuplagen, bleibt bei einer Auslagerung mehr Zeit, um sich wieder dem Kerngeschäft zu widmen.

3. Wachstum durch Flexibilität

Für wachstumsorientierte Unternehmen ist es eine enorme Herausforderung die erforderlichen Verwaltungsstrukturen parallel zum Tagesgeschäft aufzubauen. Gerade in der Lohnbuchhaltung muss bei steigender Mitarbeiterzahl fachlich und technisch aufgerüstet werden. Bei einer Partnerschaft mit einem HR-Dienstleister ist rasantes Wachstum hingegen risikolos. Neue Märkte und Geschäftsfelder können simpel und kosteneffizient hinzugefügt werden. Organisches und anorganisches Wachstum ist ohne unvorhergesehene Mehrkosten komfortabel umsetzbar.

4. Kosten optimieren und senken

Bei der internen Abwicklung der Entgeltabrechnung fallen erhebliche Kosten an, die das Betriebsergebnis gerade von kleinen Unternehmen enorm schmälern. HR-Dienstleister berechnen jedoch oft nur eine günstige Servicepauschale, die sich auf die Personalzahl bezieht. Somit entfallen Investitionen in Hard- und Software sowie Pflege- und Wartungskosten des Systems, da diese genauso wie Updates und Releasewechsel bereits in der Servicepauschale enthalten sind. Außerdem entfallen die Kosten für die Bereitstellung von entgeltabrechnungsrelevanten Systemschulungen sowie vorgeschriebene Fort- und Weiterbildungsseminare, da dieses Fachwissen durch den externen Anbieter gebündelt wird.

5. Ausfallrisiko minimieren

Die Entgeltabrechnung wird in kleinen Unternehmen oftmals von nur einem Mitarbeiter erledigt. Fällt dieser aus oder kündigt unerwartet, kommt es zu ungeahnten Engpässen. Im schlimmsten Fall kommt es zu Verzögerungen bei den Gehaltsüberweisungen. Dadurch können unangenehme Dominoeffekte auftreten, etwa die plötzliche Fluktuation durch Kündigungen und die entsprechende Reputation. Mit einem HR-Dienstleister ist dieses Szenario ausgeschlossen, da ausgeklügelte Disaster-Recovery-Szenarien vorhanden sind. Eine pünktliche und akkurate Überweisung der Gehälter ist zu jeder Zeit gewährleistet.

6. Modulare Erweiterbarkeit wichtiger HR-Tools

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen mit vielen Medienbrüchen innerhalb des Unternehmens kämpfen. Daten, wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter, müssen oftmals in separaten Systemen oder komplexen Excel-Listen gepflegt werden, um sie dann händisch in das Entgeltabrechnungssystem zu übertragen. HR-Dienstleister hingegen bieten umfängliche integrierte Servicetools wie Personaleinsatzplanung, Reisekostenadministration, oder HR-Dokumentenmanagement inklusive der digitalen Personalakte und einem Mitarbeiterportal.

Outsourcing lohnt sich

Folglich profitieren gerade kleine Unternehmen von der Auslagerung ihrer Entgeltabrechnung und beachtlichen betriebswirtschaftlichen Skaleneffekten. Ein Spezialist bearbeitet den Job nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch absolut rechtssicher.